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九段秘書

來源: 作者: 2008-10-18 8:48:31 點擊:

                                                                           

    考考你的秘書是幾段:執著與結果有什么不同?

    任務與結果的差別,是很多企業的“心病”:有時候并不是員工不盡力,大家似乎都在工作,但企業卻拿不到結果,導致銷售下降,質量波動,人心浮動,沒有業績。同樣,這也是員工們的疑惑:我這么努力,“圓滿”地完成了任務,為什么老板還是不滿意?

    關鍵就在于,我們沒有把重點放到結果上,被“完成任務”迷惑了。其實在大多數情況下,對于我們想要的結果,不是辦不到,是因為我們沒有執著地辦到。

    模擬測試:總經理要秘書安排會議 
    總經理要求秘書安排次日上午九點開一個會議。在這件事下,什么是任務?什么是結果?通知到所有參會的人員,然后秘書自己也參加會議來做服務,這是“任務”。但我們想要的結果是什么呢?下面是一至九段秘書的不同做法。 

    一段秘書的做法:發通知?用電子郵件或在黑板上發個會議通知,然后準備相關會議用品,并參加會議。 
    二段秘書的做法:抓落實?發通知之后,再打一通電話與參會的人確認,確保每個人被及時通知到。

    三段秘書的做法:重檢查?發通知,落實到人后,第二天在會前30分鐘提醒與會者參與,確定有沒有變動,對臨時有急事不能參加會議的人,立即匯報給總經理,保證總經理在會前知悉缺席情況,也?總經理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。

    四段秘書的做法:勤準備?發通知,落實到人,會前通知后,去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常,并在會議室門上貼上小條:此會議室明天幾點到幾點有會議。

    五段秘書的做法:細準備?發通知,落實到人,會前通知,也測試了設備,還先了解這個會議的性質是什么?總裁的議題是什么?然后給與會者發去過去與這個議題相關的資料,供他們參考(領導通常都是很健忘的,否則就不會經常對過去一些決定了的事,或者記不清的事爭吵)。

    六段秘書的做法:做記錄?發通知,落實到人,會前通知,測試了設備,也提供了相關會議資料,還在會議過程中詳細做好會議記錄(在得到允許的情況下,做一個錄音備份)。

    七段秘書的做法:發記錄?會后整理好會議記錄(錄音)給總經理,然后請示總經理是否發給參加會議的人員,或者其他人員。

    八段秘書的做法:定責任?將會議上確定的各項任務,一對一地落實到相關責任人,然后經當事人確認后,形成書面備忘錄,交給總經理與當事人一人一份,并定期跟蹤各項任務的完成情況,并及時匯報總經理。

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